Huishoudelijk reglement van Sportorganisatie Soest (SO Soest) te Soest

1. Tenue

De clubkleuren van de vereniging zijn blauw -wit. Het tenue bestaat uit een blauw shirt, een witte broek en blauwe kousen en kan voorzien zijn van sponsorreclame. Dit geheel volgens geldende reglementen hieromtrent van de KNVB.

2. Lidmaatschap *

Hij/zij die lid van de vereniging wenst te worden, moet daartoe aangenomen worden door het bestuur. Het kandidaat-lid wendt zich voor toelating tot de secretaris of administratie en vult daartoe een inschrijfformulier in. Daar opstaan alle benodigde gegevens voor aanmelding bij vereniging en eventueel KNVB. Het is een lid niet geoorloofd voor een andere veldvoetbalvereniging uit te komen, tenzij met goedkeuring van het hoofdbestuur.

3. Opzegging lidmaatschap

Het verenigingsjaar loopt van 1juli tot en met 30juni. Opzegging van het lidmaatschap dient schriftelijk of per e-mail te geschieden vóór 1mei bij het secretariaat. Het lidmaatschap eindigt dus aan het einde van het verenigingsjaar waarin wordt opgezegd. Bij opzegging na 1mei zullen gemaakte kosten (KNVB, gemeentelijke passe-partout) in rekening worden gebracht. Bij tussentijdse opzegging ismen voor een heel jaar contributie verschuldigd. Is een lid langdurig of definitief niet in staat deel te nemen aan voetbal (bijvoorbeeld door een blessure) dan kan de penningmeester een verlaging van de contributie toestaan, mits hiertoe schriftelijk een verzoek wordt ingediend.

4. Royement

Royement kan alleen worden uitgesproken wanneer een lid in ernstige mate in strijd met statuten, reglementen en/of besluiten van organen van de vereniging handelt, de vereniging op onredelijke wijze benadeelt dan wel na sommatie nalatig blijft zijn contributie te voldoen. Royementkan geschieden door de Algemene Ledenvergadering (A. L. V. ) met2/3 der uitgebrachte geldige stemmen en wel op voordracht van het bestuur of naar aanleiding van een door tenminste tien stemgerechtigde leden, acht dagen voor de A. L. V. ingediend voorstel. Het voorstel hiertoe moet met redenen omkleed bij de secretarisschriftelijk worden ingediend. Degene die geroyeerd is verliest onmiddellijk alle rechten die uit het lidmaatschap voortvloeien;hij/zij is evenwel gehouden alle ingegane verplichtingen, waaraan nog niet voldaan is, na te komen. De persoon in kwestie wordt met de stemmingsaanvraag en de redenen van ontzegging tenminste vier dagen voor de algemene ledenvergadering schriftelijk door de secretaris van het royement in kennis gesteld.

5. Hoofdbestuur

Het bestuur bestaat uit voorzitter, secretaris, penningmeester en tenminste twee leden, die allen meerderjarig moeten zijn. Het bestuur vertegenwoordigt de vereniging zowel in als buiten rechten. Bestuursleden worden op de jaarlijkse A. L. V. door de stemgerechtigde leden gekozen voor een periode van drie jaar. De voorzitter wordt in functie gekozen, de overige functies worden onderling in het bestuur verdeeld. Het hoofdbestuur benoemt een van zijn leden als vice-voorzitter. Onderlinge vervanging of waarneming van bestuursleden bij langdurige ziekte of afwezigheid wordt bij bestuursbesluit geregeld.

6. Taak hoofdbestuur

Het bestuur heeft tot taak de verenigingsbelangen binnen de grenzen van zijn bevoegdheid te behartigen. Over het gevoerde beleid is het bestuur verantwoording schuldig aan de Algemene Ledenvergadering. In het jaarverslag, dat voorafgaand aan de A. L. V. wordt gepubliceerd, moet het bestuur melding maken van de gang van zaken binnen de vereniging en over het gevoerde beleid in het afgelopen verenigingsseizoen. Het bestuur is belast met de handhaving van de bepalingen van dit huishoudelijk reglementen met het toezicht op de vervulling van de functies binnen de vereniging.

7. Bestuursverkiezing

De bestuursleden worden op de jaarlijkse A. L. V. gekozen voor een periode van 3 jaar en treden volgens een door het bestuur op te stellen rooster na die periode af. Treedt een bestuurslid tussentijds af dan neemt diens opvolger de plaats van zijn voorganger in op het rooster. Aftredende bestuursleden zijn terstond herkiesbaar en worden als zodanig geacht kandidaat te zijn gesteld. Kandidaatstelling van andere leden moetschriftelijk tenminste drie dagen vóór de A. L. V. , door tenminste vijfstemgerechtigde leden, geschieden. Daarbij moet worden vermeld voor welke functie deze kandidaatstelling wordt gedaan.

8. Voorzitter

De voorzitter dient te zorgen voor de belangen van de vereniging in het algemeen. Hij leidt de A. L. V., waar hij het recht heeft eventuele discussies te sluiten. Hij is verplicht deze te heropenen zodra 2/3 der stemgerechtigde leden dit verlangen. Bij afwezigheid van de voorzitter neemt de vice-voorzitter waar.

9. Secretaris

De secretaris is belast met de afhandeling van alle correspondentie. Hij voert deze in naam van en waar noodzakelijk in overleg met het hoofdbestuur. Hij ondertekent alle van het bestuur uitgaande correspondentie en is verplicht daarvan kopie te houden. Hij maakt of verzorgt notulen van vergaderingen en maakt het jaarverslag. Hij houdt een volledig ledenregister bij met naam, voornaam, datum en jaar van geboorte. Hij draagt zorg voor de gewone (niet financiële) administratie.

10. Penningmeester

De penningmeester is verantwoordelijk voor de financiële administratie van de vereniging. Hij draagt zorg voor de inning van de contributie en overige bijdragen. Hij registreert alle ontvangsten en uitgaven, zodanig dat de baten en schulden der vereniging altijd direct kunnen worden gekend. Periodiek verstrekt hij een tussentijdse financiële verslaglegging op de bestuursvergaderingen. Betalingen uit de verenigingskas worden door hem alleen gedaan tegen behoorlijke kwitantie. Gelden die niet nodig zijn voor bestrijding van lopende uitgaven, worden door hem belegd overeenkomstig door het bestuur op te stellen regels. Op de jaarlijkse A. L. V. brengt hij verslag uit over zijn financiële beheer alsmede een begroting in voor het volgende verenigingsjaar. De penningmeester wordt voor zijn beheer gedéchargeerd bij besluit van de A. L. V. Hij is verplicht aan de kascommissie inzage te geven van kas en alle boeken en bescheiden en verder alle inlichtingen te verschaffen welke de kascommissie van hem terzake van zijn beheer kan verlangen. Gelijke verplichting bestaat voor hem jegens het hoofdbestuur, dat hem te allen tijde ter verantwoording kan roepen.

11. Kascontrolecommissie

De kascommissie bestaat uit drie leden, waarvan elk jaar telkens één lid aftreedt. De benoeming van een nieuw lid (of leden) geschiedt open door de jaarlijkse A. L. V. Zij is verplicht tenminste éénmaal per jaar de kas, de boeken en de bescheiden van de penningmeester te controleren. Van de uitkomst van haar onderzoek wordt schriftelijk verslag uitgebracht aan het bestuur. Indien de kascommissie termen vindt om de penningmeester wegens zijn beheer décharge te verlenen, adviseert zij het bestuur een desbetreffend voorstel aan de reguliere jaarlijkse A. L. V. te doen.

12. Dagelijks bestuur

Het dagelijks bestuur neemt alle beslissingen, welke niet tot een gewone bestuursvergadering kunnen worden uitgesteld. Het dagelijks bestuur wordt gevormd door voorzitter, vice-voorzitter, jeugdvoorzitter, secretaris en penningmeester. Het deelt zijn besluiten ter bekrachtiging op de eerstvolgende hoofdbestuursvergadering mee.

13. Algemene ledenvergadering (A. L. V. )

Binnen zesmaanden na afloop van het verenigingsjaar (1juli-30juni) wordt jaarlijks de Algemene Ledenvergadering gehouden te Soest. Dag, uur en plaats van deze vergadering worden door het bestuur vastgesteld. De leden worden door de secretaris tot de A. L. V. opgeroepen middels publicatie in het clubblad. De termijn van oproeping bedraagt tenminste veertien dagen. De oproeping vermeldt de plaats en het tijdstip van de vergadering en tevens de agenda. De A. L. V. heeft het recht van initiatief, amendement en interpellatie. Alle leden hebben toegang to tde A. L. V. , ieder stemgerechtigd lid (18jaar en ouder) heeft één stem. Leden tot en met14 jaar hebben geen stemrecht; de uitoefening van het stemrecht komt toe aan hun wettelijk vertegenwoordiger (ouder(s) ) . Leden van 15, 16 of 17jaar hebben stemrecht, echter niet t. a. v. financiële aangelegenheden.  

Agenda

De agenda van de jaarlijkse A. L. V. moet een aantal vaste punten bevatten. Vast onderdeel van die agenda maken uit het vaststellen van notulen van de vorige A. L. V. , jaarverslag van de secretaris, financieel verslag van penningmeester, begroting voor het komende verenigingsjaar en contributie en verder het verslag van kascontrolecommissie, bestuursverkiezing, verkiezing kascontrolecommissie en rondvraag. 14. Buitengewone Algemene Ledenvergadering Een buitengewone Algemene Ledenvergadering kan door het bestuur worden uitgeschreven. Het bestuur is daartoe verplicht indien tenminste 1/10 van het aantal stemgerechtigde leden hierom, met opgave van te behandelen punten, schriftelijk hebben verzocht. In dit geval moet de vergadering binnen vier weken na ontvangst van het verzoek worden belegd.

15. Bestuursvergadering

Bestuursvergaderingen worden naar behoefte, of indien het door tenminste 2 bestuursleden schriftelijk met opgaaf van redenen wordt verzocht, door de voorzitter belegd. Een bestuursvergadering is tot besluiten bevoegd, indien tenminste de meerderheid (helft+ 1) van de bestuursleden aanwezig is. Leden hebben altijd gelegenheid tijdens een bestuursvergadering een onderwerp te bespreken. Daartoe dient met de secretaris een afspraak te worden gemaakt.

16. Commissies

Het hoofdbestuur is bevoegd, onder zijn verantwoordelijkheid, bepaalde delen van zijn taak uitte laten voeren door commissies die daartoe worden benoemd. Daarbij moet men denken aan: jeugdcommissie, technische (jeugd) commissie, evenementencommissie toernooicommissie etc. Iedere commissie bestaat uit tenminste drie leden, die door het bestuur worden benoemd. De commissies staan, ieder op haar gebied, het bestuur bij in de vervulling van haar taak. Commissies kunnen ook door de algemene ledenvergadering worden ingesteld.

17. Samenstellen elftallen (teams)

Jeugd: Het samen stellen van de jeugdteams geschiedt door het jeugdbestuur in overleg met Hoofd Jeugdopleidingen (HJO) en betreffende trainers.

Senioren:Het samenstellen van de selectiegroepen geschiedt door de hoofdtrainer in samenspraak met de Technische Commissie senioren. Samenstelling van de niet selectieteams geschiedt door wedstrijdsecretaris in overleg met aanvoerders en leiders van die teams. Daartoe belegt hij minimaal eenmaal per seizoen een zgn. aanvoerdersvergadering.

18. Verantwoording

Trainer(s) , coach(es) en alle leden van commissies zijn te allen tijde verantwoording verschuldigd aan het bestuur.

19. Contributie

De jaarlijkse contributie wordt vastgesteld door de A. L. V. De contributie moet bij de vooruitbetaling worden voldaan. Ereleden en leden van verdienste zijn van het betalen van contributie vrijgesteld. Bij niet tijdig voldoen aan de contributieverplichtingen wordt het lid uitgesloten van deelname aan alle verenigingsactiviteiten tot het moment waarop betaling heeft plaatsgevonden. De penningmeester heeft het recht het achterstallige bedrag, verhoogd met incassokosten in te vorderen.

20. Straffen en boetes

Boetes door de KNVB aan leden opgelegd, moeten door het betrokken lid zelf aan de vereniging worden betaald. Het bestuur is bevoegd om een lid voor ten hoogste vijf jaar in de uitoefening van zijn rechten te schorsen. Als reden voor de schorsing komen slechts in aanmerking wangedrag en wanbetaling. De termijn van schorsing wordt in het schorsingsbesluit vermeld. Het bestuur is bevoegd bij reglement boetes op te leggen bij bepaalde overtredingen en verzuimen. Iedereen die, moedwillig of door nalatigheid, schade aanricht aan opstallen en materialen van de vereniging of de Gemeente Soest, is verplicht de aangerichte schade te vergoeden en wel uiterlijk één maand nadat hem schriftelijk de hoogte van de schade is meegedeeld.

21. Werking reglement

Door de toetreding tot sportorganisatie Soest verklaart ieder lid, dat hij/zij zich zal onderwerpen aan dit huishoudelijk reglementen aan alle andere verdere bepalingen welke in de bestaande regeling van zaken volgens dit reglement tot stand zullen komen. 22. Slotbepaling In alle gevallen, waarin het huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het bestuur. Ieder lid wordt geacht de inhoud der statuten en het huishoudelijk reglement als mede alle verdere wettig vastgestelde en behoorlijk bekend gemaakte regels en bepalingen te kennen. De A. L. V. kan dispensatie verlenen van de bepalingen van dit reglement, mits niet in strijd met de statuten.     Aldus vastgesteld op de algemene ledenvergadering op23 juni 1971 en in gewijzigde versie op 16 september 1992,  26 september 2006 en 24 september 2012.    

*Lidmaatschap So Soest:

• Spelend lid: komt uit in KNVB-competitieverband;
• Niet spelend lid: komt niet uit in KNVB-competitieverband en is ook geen trainend lid;
• Trainend lid: komt niet uit in KNVB-competitieverband .